12 января 2016

Новое в УТ 11.2 Авансовые отчеты и подотчетные лица

Приветствую! Сегодня мы коснемся большой темы изменений в УТ 11.2 это изменения в оформлении и работе с Авансовыми отчетами. Поменялось достаточно много, это и сам документ, и журнал. Но обо всем как всегда по порядку.

1. Авансовые отчеты и денежные средства у подотчетных лиц
   1) Двухэтапного ввода информации о потраченных и израсходованных суммах
    2) Изменения в форме документа Авансовый отчет
   3) Отражения операций, выполняемых подотчетным лицом
   4) Рабочее место Авансовые отчеты
     5) Отчеты
2. Контроль сроков выдачи денежных средств (подотчетным лицам)
3. Обмен с бухгалтерией

Авансовые отчеты и денежные средства у подотчетных лиц

Двухэтапного ввода информации о потраченных и израсходованных суммах

В документ Авансовый отчет добавлены статусы: Подготовлено и Утвержден. Это нужно для двухэтапной работы с документом. Т.е. в первом статусе с документом работает подотчетное лицо и видит ограниченный набор полей, необходимый ему для ввода информации об использовании выданных денежных средств (авансов). А в следующем статусе с документом работает уже бухгалтер, которому доступен весь набор полей и по затраченным авансам, и для ввода информации о расходах, НДС и др.
Включается использование статуса в разделе НСИ и администрирование – Настройка разделов - Казначейство – Статусы авансовых отчетов.

Давайте подробнее рассмотрим, как выглядит документ в разных статусах. На самом деле в зависимости от статусов изменяется только табличная часть Расходы. В статусе Подготовлен подотчетное лицо может заполнить только сумму расхода, и указать каким документом он подтверждает трату денег, указать контрагента который оказал услуги или продал товар.

А вот в статусе Утвержден уже доступно куда больше полей для заполнения. Бухгалтеру нужно будет заполнить статью расходов, аналитику расходов и подразделение для отнесения затрат. Ещё бухгалтеру доступно интересное поле Отклонено по причине, которое позволяет отклонить потраченную сумму и указать причину отклонения.

Переводить заказ в статус Утвержден могут пользователи, которым доступна роль Утверждение авансовых отчетов.

Изменения в форме документа Авансовый отчет

Для начала покажу вам, как выглядел авансовый отчет в УТ 11.1 (как выглядит теперь смотрите на картинках выше). Отличия заключается в том, что количество закладок (табличных частей) уменьшилось. В авансовом отчете в версии УТ 11.2.2 отсутствуют закладки Использованные авансы, Закупка и Прочие расходы.

Предполагается, что все данные об использованных денежных средствах будут отражаться на вкладке Расходы. Заполнить данные по расходам можно по кнопке Заполнить полученными авансами. При этом будут добавлены строки с суммами ранее полученных авансов. Строки можно разбивать на несколько строк и по каждой строке заполнять, как я описывал выше, данными оправдательных документов (товарный чек, счет-фактура и др.).

Отражения операций, выполняемых подотчетным лицом

Для оформления операций, совершенных подотчетным лицом предусмотрено ряд документов:

Документ Поступление товаров и услуг с типом операции Закупка через подотчетное лицо - отражает закупку товаров подотчетным лицом.
Документ Поступление услуг и прочих активов с типом операции Закупка через подотчетное лицо - отражает закупку услуг или нематериальных активов.

Вводить документы можно непосредственно из журналов документов или из рабочего места Авансовые отчеты.

Рабочее место Авансовые отчеты

Вот совсем недавно в этой статье я описывал, какие рабочие места появились 1С Управление торговлей. Теперь добавилось ещё одно рабочее место.

Для удобной работы с авансовыми отчетами и операциями, связанными с подотчетом создано специальное рабочее место Авансовые отчеты. Или просто журнал авансовых документов с расширенным функционалом. Рабочее место доступен в разделе Казначейство – Подотчетники – Авансовые отчеты.
Рабочее место состоит из двух закладок Авансовые отчеты и Авансы.

На первой закладке отображаются сами документы авансовые отчеты, а также документы, отражающие операции выполненные подотчетным лицом (закупка товаров или услуг).
Тут же имеется возможность создавать документы поступления товаров и поступление прочих активов.
Закладка Авансы отображает список подотчетных лиц и выданных им авансов, по которым они ещё не отчитались.

А также позволяет выполнять операции с выданными авансами, т.е. создать документы по расходу денежных средств с соответствующими операциями.

Отчеты

Для контроля операций с выданными авансами подотчетным лицам в программе предусмотрено два отчета:

Контроль выданных подотчетному лицу авансов
Контроль операций с денежными средствами

Контроль сроков выдачи денежных средств (подотчетным лицам)

В ряде документов по выдаче денежных средств подотчетным лицам реализована возможность указать предполагаемый срок предоставления авансового отчета. Такая возможность доступна в следующих документах:

Заявка на расходование денежных средств с видом операции Выдача подотчетнику
Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетнику
Списание безналичных денежных средств с видом операции Выдача подотчетнику

Обмен с бухгалтерией

Ещё стоит упомянуть, как отражается операции с подотчетными лицами при обмене с конфигурацией 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Авансовые отчеты переходят в одноимённый документ в бухгалтерии и вместе с этим документы Поступления товаров с видом операции Закупка через подотчетное лицо также переходят в бухгалтерию, как документ авансовый отчет со списком закупленных товаров. Т.е. тут у 1С все продумано и реализовано.
Получается, что при закупки товаров через подотчетное лицо, авансовый отчет в УТ 11.2 нужен только для формирования записей по НДС, а все движения совершает документ Поступление товаров. Возможно для бухгалтеров это немного не привычный подход, но для менеджеров так даже проще, все оформляется одним документом Поступление товаров.

От автора:
В принципе не плохой получился обзор, по которому можно судить не только об изменениях в работе с подотчетными лицами, но и представить себе в целом функционал работы авансами в 1С УТ 11.2.

В начало...

* Имя:
* E-mail:
* Секретный код:
* Введите секретный код: